Checklist e passos para produção de um evento

Para criar um evento de sucesso utilizando o tri.rs como plataforma para venda de ingressos, é essencial seguir um conjunto de fases bem definidas. Essas fases ajudam a garantir que todos os aspectos do evento sejam cuidadosamente planejados e executados, desde a concepção até o pós-evento.

1. Planejamento e Concepção

• Definição de Objetivos: Determine qual é o propósito do evento. Isso pode incluir objetivos financeiros, de networking, de marca, ou outros.
• Público-Alvo: Identifique o público-alvo do evento, pois isso influenciará todas as decisões, desde o local até as estratégias de marketing.
• Escolha do Local: Selecione um local que seja acessível e adequado ao número de participantes esperados.
• Orçamento: Estabeleça um orçamento claro, considerando todos os custos potenciais, como aluguel do local, marketing, equipe, e equipamentos.
• Data e Horário: Escolha uma data que não conflite com outros grandes eventos ou feriados que possam afetar a presença.

2. Produção e Logística

• Contratação de Fornecedores: Contrate fornecedores confiáveis para serviços como catering, segurança, audiovisual, e decoração.
• Desenvolvimento de Cronograma: Crie um cronograma detalhado, desde o início do evento até o encerramento, incluindo montagem e desmontagem.
• Equipamentos e Tecnologia: Garanta que todos os equipamentos técnicos necessários estejam disponíveis e funcionando corretamente, como microfones, projetores, e internet.
• Permissões e Licenças: Verifique se são necessárias permissões ou licenças específicas para o local ou tipo de evento.

3. Marketing e Venda de Ingressos

• Estratégia de Marketing: Desenvolva uma estratégia de marketing que pode incluir redes sociais, e-mails, publicidade paga, e parcerias.
• Venda de Ingressos com o tri.rs:
  • Configuração da Plataforma: Configure o evento no tri.rs, definindo as categorias de ingressos, preços, e limites de venda.
  • Personalização: Utilize a personalização disponível na plataforma para adaptar a experiência de compra ao público-alvo.
  • Promoções e Descontos: Considere a criação de promoções, códigos de desconto, ou pacotes especiais para aumentar as vendas.
• Acompanhamento das Vendas: Monitore as vendas de ingressos em tempo real para ajustar a estratégia de marketing, se necessário.

4. Execução do Evento

• Recepção e Check-in: Organize a recepção dos convidados e o check-in utilizando a tecnologia disponível no tri.rs para uma entrada rápida e eficiente.
• Coordenação da Equipe: Certifique-se de que todos os membros da equipe saibam suas responsabilidades e tenham os recursos necessários para realizar suas tarefas.
• Gerenciamento em Tempo Real: Durante o evento, faça ajustes conforme necessário, monitorando a satisfação dos participantes e resolvendo problemas que possam surgir.

5. Pós-Evento

• Avaliação: Reúna feedback dos participantes, equipe e fornecedores para avaliar o sucesso do evento e identificar áreas de melhoria.
• Relatórios de Vendas: Utilize os relatórios fornecidos pelo tri.rs para analisar os dados de vendas, incluindo picos de compra e categorias mais vendidas.
• Agradecimentos: Envie mensagens de agradecimento aos participantes e mantenha o relacionamento com aqueles que demonstraram interesse em eventos futuros.
• Follow-up: Mantenha contato com os participantes e fornecedores, aproveitando para promover futuros eventos.

Conclusão

Organizar um evento de sucesso exige planejamento, execução eficaz, e uma boa plataforma de gestão e venda de ingressos como o tri.rs. Seguindo essas fases, você pode maximizar as chances de atingir seus objetivos e proporcionar uma experiência memorável para todos os envolvidos.

Nós do tri.rs, criamos uma planilha para ajudar você na coleta de informações para criação da sua empresa e seu evento na plataforma, faça download da planilha logo abaixo.

Aconselhamos fazer seu cadastro e efetuar login na plataforma, para iniciar diretamente a inserção do seu evento, garantindo todos os passos necessários, além de publicar imediatamente seu evento. Comece a vender, agora mesmo.